Perché ogni azienda dovrebbe elaborare previsioni settimanali del flusso di cassa

s.antonelli@imprenditoresmart.it
Flussi di cassa - imprenditore Smart

“Non bisogna correre dietro ai soldi; bisogna andargli incontro.” 

[Aristotele Onassis]

Di cosa parleremo:

  • Le previsioni di cassa settimanali vengono utilizzate per prevedere la liquidità di un’azienda nel medio termine, stimando i tempi e gli importi degli afflussi e deflussi di cassa.
  • Le aziende grandi e piccole, start-up e mature, dovrebbero utilizzare questo strumento. La previsione settimanale del flusso di cassa può essere effettuata dalle imprese in tutti i settori e con diversi modelli di business.
  • La suddivisione del business su base settimanale cattura anche i movimenti più piccoli, che possono essere trascurati se si utilizza un intervallo mensile, trimestrale o annuale.
  • Il periodo di previsione ottimale è di 13 settimane. Il periodo di tempo ottimale dovrebbe estendersi abbastanza lontano nel futuro per dare all’azienda il tempo di reagire, ma non così lontano da annullare il grado di certezza.

In che modo è utile la previsione settimanale dei flussi di cassa?

  • Imposta la mentalità “cash is king”: la contabilità può aiutare a nascondere i problemi aziendali, ma è difficile coprire i problemi quando ci si concentra sulla cassa.
  • Migliora la comprensione di clienti e fornitori: il processo di analisi dei clienti e fornitori fornisce approfondimenti su clienti e fornitori chiave, incluso se determinati clienti sono lenti a pagare o se i fornitori offrono sconti per pagamenti anticipati.
  • Aiuta le aziende a comprendere quanto costa la crescita: la comprensione delle esigenze di liquidità a breve termine consente a un’impresa di pianificare la crescita e raccogliere finanziamenti adeguati.
  • Riduce il costo del capitale: comprendendo la liquidità, un’azienda può ridurre al minimo i prestiti a breve termine per finanziare pagamenti come stipendi e affitti.
  • Aumenta la comunicazione all’interno dell’azienda: per completare la previsione del flusso di cassa, il team finanziario deve comunicare con i colleghi di tutti i dipartimenti.

 

Come costruire una previsione del flusso di cassa settimanale

  • Step 1: imposta il foglio di calcolo. Inserisci le date del fine settimana nella parte superiore e nella colonna di sinistra crea righe per incassi e pagamenti. Compilare 3-4 settimane di dati effettivi per tracciare una tendenza, quindi proiettare.
  • Step 2: capire come l’azienda effettua le vendite e incassa i pagamenti, scegliendo tra quattro modelli di business generali: contrattuali, ricorrenti, in un’unica soluzione e ibridi.
  • Step 3: concentrarsi sui pagamenti in contanti, programmare i pagamenti fissi e le date in cui devono essere effettuati. Quindi dividere i fornitori in chiave e non chiave, pagando prima i fornitori chiave. Infine, sottrai le eventuali commissioni sugli incassi per trovare il flusso di cassa netto. In caso di deficit nel saldo di cassa alla fine della settimana, attingere dalla linea di credito o capire come aumentare le entrate o diminuire gli esborsi. Parlane con i responsabili dei diversi dipartimenti.

 

Perché ogni azienda dovrebbe elaborare previsioni settimanali sul flusso di cassa

Una delle prime lezioni che ho imparato nel mondo degli affari è stata che i bilanci e i conti economici sono finzione, il flusso di cassa è la realtà. – Chris Chocola

Quando la maggior parte dei professionisti della finanza sente il termine “previsioni di cassa di 13 settimane”, lo considera un onere: un altro compito per placare un creditore prepotente. La maggior parte dei professionisti della finanza non si entusiasma tanto per questo quanto per la costruzione di un business plan per un’acquisizione o per un investimento. Non aiuta poi il fatto che, in genere, le aziende non si concentrino sulle loro esigenze di liquidità fino a quando non sono costrette a farlo. Pertanto, le persone spesso danno priorità alle previsioni settimanali di cassa solo in situazioni di difficoltà, quando è troppo tardi per intraprendere azioni correttive. Inoltre, in questo caso, l’analisi viene spesso eseguita in modo frettoloso ed il risultato è impreciso.

Nella mia esperienza, ho visto con i miei occhi quanto possa essere utile la previsione di cassa settimanale, in tutti i settori: dalla distribuzione alla produzione, dal fitness ai servizi. In quasi tutti i casi, le società desideravano aver condotto l’analisi prima. Pertanto, sono fermamente convinto che le previsioni di cassa settimanali siano cruciali per tutte le aziende: grandi e piccole, sane e in difficoltà e in tutti i settori.

Cosa sono le previsioni di flusso di cassa settimanali?

Le previsioni di cassa settimanali vengono utilizzate per prevedere la liquidità di un’azienda nel medio termine, stimando i tempi e gli importi degli afflussi e deflussi di cassa. L’intervallo settimanale obbliga le aziende a mappare anche i dettagli della propria attività, in modo da catturare anche i movimenti più piccoli. Ad esempio, gli afflussi di cassa potrebbero essere elevati una settimana se si riscuote una grande quantità di crediti, ma i deflussi potrebbero essere enormi la successiva se si devono pagare i salari e l’affitto. La suddivisione del business su base settimanale cattura anche i movimenti più piccoli, che possono essere trascurati se si utilizza un intervallo mensile, trimestrale o annuale.

Perché non fare una previsione giornaliera, allora? Nella mia esperienza, può essere eccessivo poiché introduce sette volte le variabili di un modello settimanale e potrebbe non migliorare l’accuratezza della previsione. Pertanto, l’intervallo settimanale è una via di mezzo ideale per raggiungere l’analiticità necessaria senza farsi schiacciare dai dettagli.

Per quanto riguarda il periodo di previsione ottimale, lo standard è 13 settimane. Idealmente, un’azienda dovrebbe capire come verranno incassati i ricavi e pagati i costi in questo arco di tempo. Se si proiettano solo da quattro a otto settimane, sarà difficile reagire efficacemente ai problemi di liquidità. Il periodo di previsione ottimale è di 13 settimane. Il periodo di tempo ottimale dovrebbe estendersi abbastanza lontano nel futuro per dare all’azienda il tempo di reagire, ma non così lontano da annullare il grado di certezza.

Gli argomenti contro le previsioni settimanali sono miopi

Ho sentito, e alcuni di voi potrebbero anche aver usato, uno o più dei seguenti motivi per non fare la previsione:

“È fantastico, ma erano tutte situazioni di crisi. La mia attività è sana, quindi è una perdita di tempo”.

“Ho un team piccolo (o nessuno) e non ho tempo di mettere insieme un’altra previsione”.

“La mia azienda sta crescendo bene e non c’è nulla all’orizzonte che mi induca a credere diversamente”.

“La mia attività è diversa da quelle che hai descritto, le previsioni di cassa non si possono fare nella mia azienda”.

“I miei azionisti/ finanziatori/società madre credono in noi e hanno tasche profonde. Anche se avremo un problema, finanzieranno qualsiasi deficit di cassa”.

Anche se condivisibili in un certo modo, sono tutti miopi. Ogni azienda, non importa quanto forte, dovrà inevitabilmente affrontare momenti difficili. Non dimentichiamoci ad esempio la grande recessione, quando le società blue chip, le migliori al mondo (ad es. Goldman Sachs, Morgan Stanley, Lehman Brothers, Bear Stearns, ecc.) furono messe in ginocchio. Ora, una previsione di cassa settimanale avrebbe evitato il disastro? Forse no. Ma, ciò che posso dire con certezza, è che nessuna di queste società aveva una buona gestione della loro liquidità, cosa che avrebbe potuto mitigare i danni. Esistono sempre limiti di liquidità e è necessario che un imprenditore conosca tali limiti.

In che modo è utile la previsione settimanale dei flussi di cassa?

Imposta la mentalità “cash is king”

Le aziende non dovrebbero utilizzare trucchi contabili per nascondere le loro performance negative. La contabilità può aiutare a nascondere i problemi aziendali, ma è difficile coprire i problemi quando ci si concentra sulla liquidità. Concentrarsi sul breve e medio termine può far scoprire rapidamente potenziali problemi e può aiutare le aziende soggette a stagionalità a superare la bassa stagione.

Migliora la comprensione di clienti e fornitori

Il processo di analisi di clienti e fornitori fornisce approfondimenti su clienti e fornitori chiave:

  • Se un cliente è lento a pagare: può essere usata come una scusa per chiamare un cliente. Invece di richiedere semplicemente il pagamento, può essere può essere un’opportunità per vendergli qualcos’altro, sempre che l’azienda voglia continuare a fare affari con quel cliente.
  • Se alcuni fornitori offrono sconti per il pagamento anticipato: avere una gestione del flusso di cassa può consentire a un’azienda di trarre vantaggio da questi sconti e aumentare la redditività.
  • Se alcuni fornitori non sono particolarmente attenti al rispetto delle loro condizioni: una società può allungare i tempi ad alcuni dei suoi fornitori che si sono dimostrati flessibili per ridurre il capitale circolante netto e aumentare la liquidità.

Aiuta le aziende a comprendere quanto costa la crescita

Le aziende in crescita hanno spesso problemi di liquidità perché le spese in conto capitale e gli investimenti per le scorte devono essere effettuati prima di vedere le entrate. Comprendere le esigenze di liquidità a breve termine consente ad un’azienda di pianificare la crescita e di raccogliere finanziamenti adeguati alle sue esigenze. Aiuta ad evitare mancate consegne o, peggio ancora, gravi difficoltà finanziarie.

Riduce il costo del capitale

Comprendendo i suoi flussi di cassa, un’azienda può ridurre al minimo l’indebitamento finanziario per coprire pagamenti come stipendi e affitti. Oppure, se ha liquidità ferma, può reinvestirlo nell’attività, nella riduzione del debito o in dividendi.

Aumenta la comunicazione all’interno dell’azienda

per completare la previsione del flusso di cassa, il team finanziario deve comunicare con i colleghi di tutti i dipartimenti: vendite, acquisti, contabilità fornitori, contabilità clienti, risorse umane, ecc. Costringe gli esperti di finanza che lavorano in azienda a comprendere meglio l’attività e come opera.

In quale momento e per quali tipi di attività è appropriato?

Spesso, lo stress finanziario può essere evitato analizzando preventivamente i flussi di cassa in entrata e in uscita e ponendo in essere opportune azioni correttive.

Un’azienda può sempre trarre vantaggio dalle previsioni di cassa. Ricorda, CASH IS KING! Sono fermamente convinto che le aziende grandi e piccole, le start-up e quelle mature, debbano utilizzare questo strumento.

Le previsioni del flusso di cassa settimanale possono essere personalizzate per ogni tipo di attività.

Strumento inestimabile per le aziende in crisi

Esempio reale: società di distribuzione che serve le aziende dei settori dei trasporti e delle costruzioni. Con le previsioni di cassa, sono stati in grado di ottenere dati su quando le persone entravano nei loro negozi e quando il denaro stava entravano effettivamente nel conto corrente. Nonostante il difficile contesto economico, le prestazioni sono migliorate così come il flusso di cassa.

Si sono resi conto che le vendite sono aumentate in determinati giorni del mese (1°, 10°, 20°) a causa di determinati modelli di acquisto. La società ha sfruttato questa tendenza lanciando promozioni in quei giorni per aumentare la media del valore di ogni ordine.

In un’altra situazione, con un’azienda di servizi, abbiamo evitato il disastro perché le previsioni di cassa settimanali prevedevano accuratamente che sarebbero rimasti senza liquidità nel mese successivo, se la banca avesse forzato il rimborso. L’azienda fatturava oltre 100 milioni all’anno, ma avrebbe avuto un buco da 1 milione a causa della grande stagionalità delle vendite. Abbiamo utilizzato le previsioni di cassa per convincere la banca a ridurre l’ammontare del rimborso del debito dell’importo di cui avevano bisogno e a fargli superare la stretta dei periodi di bassa stagione. Oltre ad aiutare ad evitare una crisi, le accurate analisi sul business hanno costruito la credibilità con la banca quando è stata presentata una nuova previsione di cassa per rinegoziare il nostro pacchetto creditizio.

Ma è utile anche per le aziende sane

Anche se può sembrare contro intuitivo, quando gli affari vanno bene, potrebbe avere senso prendere l’abitudine di fare previsioni di cassa settimanali. È bene continuare a testare e perfezionare le previsioni in modo che, quando si presenta un problema, l’azienda è pronta per intraprendere le azioni appropriate per ridurre i costi, accumulare liquidità e sopravvivere alla situazione difficile.

Ad esempio, un’azienda con cui abbiamo lavorato stava ottenendo buoni risultati e disponeva di ampia liquidità, ma con prudenza ha comunque scelto di fare delle previsioni di cassa. Alla fine è stata la decisione giusta. Molti fornitori del settore hanno offerto sconti per i pagamenti anticipati, opzione mai sfruttata in passato perché era stata data la priorità al capitale circolante. Tuttavia, dopo aver effettuato alcune analisi sui diversi scenari, abbiamo concluso che l’aumento della redditività sarebbe stato più utile rispetto alle uscite di cassa anticipate. In questo modo, le previsioni di cassa settimanali hanno aiutato l’azienda a raggiungere una maggiore redditività, relazioni più strette con i fornitori e una maggiore efficienza operativa.

Come costruire una previsione del flusso di cassa settimanale

Fare delle previsioni di cassa settimanali non sono così difficili come spesso si immaginano. In questa sezione ti guiderò passo dopo passo.

Innanzitutto, ecco un paio di elementi da tenere a mente:

Il modello include due componenti principali. Da un lato dell’equazione ci sono le entrate e dall’altro sono gli esborsi. Ci occuperemo di entrambi.

Garbage in, garbage out. L’analisi è valida solo se i numeri che si inseriscono sono validi. Fai del tuo meglio per ottenere informazioni accurate prima di inserirli nel modello.

Previsione per un periodo maggioro di 13 settimane, poi trascinarlo in avanti. Sebbene il periodo tipico della previsione sia di 13 settimane, è consigliabile crearne uno per un periodo più lungo e quindi farlo avanzare. Dopo il periodo di 13 settimane, aggiorna le ipotesi man mano che arrivano i dati effettivi e misura le differenze tra la proiezione rispetto alle prestazioni effettive. Come indicato in precedenza, utilizza un periodo che dia tempo alla tua azienda di reagire, ma non così lontano da annullare il grado di certezza.

Usa la contabilità “scatola di scarpe”. La parte più difficile per i professionisti della finanza è cambiare la loro mentalità da un metodo di contabilità classico alla contabilità di cassa.

Pensa alla tua attività come a una scatola da scarpe, l’unica preoccupazione deve essere il denaro che entra e che esce.

Dimentica voci come fatturato, costo del venduto, ratei, avviamento: non servono a nulla in questa analisi. Concentrati invece esclusivamente sulla liquidità: incassi, pagamenti per merci o servizi, pagamenti di interessi, affitto, rimborsi di capitale, ecc.

Iniziamo. Ai fini di questo esercizio, utilizzeremo un’attività di consulenza a cui viene pagata una tariffa settimanale fissa per consulente. Ha anche un moltiplicatore variabile, ma prevedibile, basato sulle ore settimanali lavorate. Inoltre, ricevono grandi commissioni alla fine di determinati progetti, se raggiungono il successo. Assumeremo anche che il business affitta spazi per uffici e ha dei debiti.

Step 1: imposta il foglio di calcolo

Il primo passo è l’impostazione del foglio di calcolo. Inserisci le date del fine settimana nella parte superiore; in questo modo avrai venerdì come ultimo giorno della settimana, ma se vuoi puoi anche usare il lunedì come primo giorno e la domenica come ultimo. Entrambi i casi vanno bene. Nella colonna di sinistra, crea le righe per gli incassi (ricorrenti e occasionali) e gli esborsi (obbligatori e discrezionali). Compilare e analizzare 3-4 settimane di dati effettivi per tracciare una tendenza, quindi, da lì, proiettare.

Si noti che gli esborsi discrezionali includono i costi in cui la società ha un po’ di margine di manovra su quando pagare, in contrasto con qualcosa come gli stipendi, che devono essere pagati lo stesso giorno ogni mese.

Il foglio di calcolo qui sotto va oltre oltre le 13 settimane, ma vengono mostrate solo le prime 13 settimane. Per continuare a far avanzare le previsioni, puoi semplicemente scoprire la colonna successiva e nascondere la settimana effettiva più distante. Nell’esempio seguente, ho incluso sia le entrate ricorrenti che quelle una tantum, gli esborsi tipici, come stipendi e affitto, nonché gli esborsi discrezionali come consulenti esterni e pagamenti dei fornitori.

Step 2: concentrarsi sugli incassi, ne esistono 4 tipologie

Dopo aver impostato il foglio di calcolo, concentrati sugli incassi, che sono spesso la cosa più difficile da prevedere. Avrai bisogno di analizzare in modo dettagliato quanto sono vecchi i crediti e di metterli in ordine di tempo, in base a quando è stata emessa la fattura. Avrai anche bisogno di previsioni di vendita e, per farlo, è fondamentale che questo lavoro sia collaborativo, con i colleghi delle vendite e del marketing.

Quindi, è necessario capire come l’azienda effettua le vendite e incassa i pagamenti. In generale, ci sono quattro modelli:

TIPO A. Incassi contrattualizzati: tempi e importi fissi

Questo tipo di incasso è di gran lunga il più semplice da tenere sotto controllo: è sufficiente esaminare ogni contratto e pianificare quando sono dovuti i pagamenti. Prima calcola il fatturato settimanale, poi considera i termini di pagamento. Un punto chiave da comprendere è la parte di questo fatturato che 1)è pagato in ritardo o 2)si è trasformato in crediti inesigibili. Se il 5% dei pagamenti arriva in ritardo, assicurati che la proiezione del flusso di cassa rifletta questo. Se il 2% del fatturato non arriverà mai, assicurati di ridurre gli incassi del 2%.

In questo esempio, alla società di consulenza viene pagata una tariffa settimanale per consulente. Abbiamo assunto 5.000€ a settimana per consulente. Si ipotizza una piccola quantità di crediti inesigibili (2%), ma nessun ritardo nei pagamenti. I ricavi del mese sono pagati il 10 del mese successivo. Ciò significa che le settimane in cui c’è il 10 avranno maggiori afflussi, mentre nelle altre settimane ci saranno uscite.

Tab_2_Previsioni flusso di cassa

TIPO B. Incassi ricorrenti abbastanza stabili

Questo tipo di incassi sono po’ più complicati da prevedere, ma si possono utilizzare i dati storici per fare le previsioni e, anche se richiedono un’analisi più approfondita, ci si può avvicinare di molto alla realtà.

Abbiamo lavorato con molte aziende che hanno questa tipologia di incassi e quando siamo andati a fondo nell’analisi dei dati, abbiamo scoperto dei modelli ricorrenti.

La maggior parte dei rivenditori è dentro questa tipologia, così come le aziende di servizi e produzione che hanno ordini da clienti abituali.

Per i rivenditori, alcuni giorni (fine settimana, festività, ecc.) sono spesso grandi giorni di entrate, mentre altri (come il lunedì) sono più lenti. Nel caso di servizi e/o attività manifatturiere, spesso i clienti ordineranno o richiederanno assistenza in modo abbastanza regolare e prevedibile.

  1. Il primo passo, supponendo che i dati siano disponibili, è quello di elencare le vendite per segmento, filiale, linea di business per giorno. A seconda della tua attività, sarà necessario utilizzare i dati di alcuni mesi o addirittura di un paio d’anni. Se l’attività non è molto stagionale, basteranno alcuni mesi, se è stagionale è meglio utilizzare un paio di anni di dati.
  2. Ora guarda il fatturato giornaliero, su base mensile o settimanale. Calcola, in media, la percentuale di fatturato per ogni giorno del mese. È utile inoltre calcolare la percentuale del fatturato i lunedì, martedì, ecc. In questo modo si potranno scoprire dei modelli interessanti. Nella mia esperienza, le aziende hanno spesso un ritmo mensile in quanto l’X% dei ricavi è arrivato il 1°, 2°, 3°, giorno ecc. Sicuramente quello che non sarà affidabile al 100%, ma è un punto di partenza ottimo per proiettare i flussi di cassa.
  3. Infine, aggregare i dati degli ultimi mesi passati (la media del fatturato giornaliero in % per ogni mese) e utilizzarli come base per i mesi futuri.

Nell’esempio seguente, abbiamo utilizzato un’ipotesi molto più semplice per i pagamenti ricorrenti. La nostra società di consulenza chiederà un pagamento extra quando i loro consulenti svolgono un lavoro extra che esula dallo scopo del progetto. In media, l’impresa chiede un aumento di € 1.000 a settimana per circa il 20% dei suoi consulenti, sulla base delle medie storiche. In questi casi, i clienti pagano la commissione incrementale il 90% delle volte (rendendo il 10% crediti inesigibili), alle stesse condizioni della tariffa settimanale contrattata.

Per dimostrare ulteriormente questo passaggio, ho incluso un altro esempio: una società di vendita al dettaglio. In questo caso prevediamo che le vendite settimanali avranno le stesse tendenze di quelle passate. Dal momento che sabato e domenica hanno rappresentato circa il 27% e il 26% delle vendite settimanali, prevediamo numeri simili in futuro. Dobbiamo anche fare stime per alcuni periodi particolari, come le vacanze e i giorni con più vendite del normale, come il Black Friday, festa del lavoro, Natale.

TIPO C. Incassi una tantum

Questo tipo di entrate sono difficili da prevedere e richiedono una comunicazione intensa con il team di vendita. Inoltre, è consigliabile utilizzare stime prudenti perché ci sarà sempre un elemento di imprevedibilità, di conseguenza, la tua azienda dovrebbe evitare di utilizzare queste entrante per finanziare le operazioni e dovrebbe considerare questi pagamenti come un “tesoretto”.

Nell’esempio che segue, l’azienda ha ricevuto la retainer di un cliente di grandi dimensioni mesi prima dell’avvio del progetto (50.000€ a settembre e 75.000€ a novembre). Le retainer sono difficili da proiettare in termini di dimensioni e tempistica. In questo esempio, i numeri riflettono i report del team di vendita. Nella vita reale, sarebbe consigliabile ritardare i tempi di questi incassi di 3-4 settimane e anche dimezzarli.

TIPO D. Incassi ibridi. Elementi combinati di tutti e tre i modelli

La proiezione dei flussi di cassa per un’azienda con un modello di business ibrido potrebbe sembrare troppo difficile, ma in realtà non lo è. Basta semplicemente segmentare le linee di ricavo per tipologia e modellizzare le previsioni per ognuna.

Ricorda che ciò che conta è il momento in cui il denaro entra in cassa o nel conto corrente, non quando viene effettuata una vendita. A volte la vendita l’incasso avvengono contemporaneamente, il che è l’ideale. Tuttavia, altre volte, come spesso accade per le aziende che effettuano molte vendite con carta di credito, si verifica un ritardo di un paio di giorni. Questo può sembrare poco importante, ma non lo è: assicurati di tenere conto di questa differenza.

La società di consulenza nel nostro esempio combina diversi tipi di incassi. I pagamenti contrattuali e prevedibili dovrebbero finanziare le operazioni, mentre i clienti di grandi dimensioni (50.000€ e 75.000€) dovrebbero essere trattati come bonus.

Step 3: concentrarsi concentrarsi sulle spese

Dall’altro lato dell’equazione per le proiezioni del flusso di cassa ci sono le spese, ai pagamenti. In un’azienda ben gestita, questi sono molto più facili da prevedere in quanto vi sono generalmente buoni controlli su chi è autorizzato a fare acquisti e quando vengono effettuati i pagamenti. Tuttavia, ho visto aziende essere continuamente sorprese da grandi spese non previste.

Se non altro, la previsione di cassa settimanale imporrà una disciplina organizzativa su chi può spendere e quali sono i suoi limiti.

  • Il primo passo è elencare quali pagamenti devono essere effettuati in determinate date. Questo elenco dovrebbe includere elementi come gli stipendi, gli interessi, rate dei mutui, l’affitto e le utenze; questi sono pagamenti per i quali l’azienda in genere non ha molto margine di manovra. Il mancato pagamento degli stipendi è un evento catastrofico, i mancati pagamenti di interessi o di mutui mettono l’azienda in default con i suoi finanziatori e il pagamento tardivo dell’affitto comporta multe elevate, e alla fine anche il pignoramento.

La prima parte è il dettaglio degli stipendi, dei pagamenti ai consulenti e il programma di rimborso del debito. La seconda include l’elenco completo dei pagamenti obbligatori, inclusi gli elemeti sopra menzionati, nonché l’affitto e le utenze.

Stipendi

Consulenti (1099 contratti)

Rimborso del debito

Riepilogo completo delle uscite obbligatorie

  • Dopo aver pianificato i pagamenti fissi, è necessario esaminare ciò che resta da pagare. In questa parte dell’esercizio è necessario dividere i fornitori in chiave e non chiave: i fornitori chiave sono quelli che possono interrompere l’operatività della tua azienda se decidono di smettere di servirti: pensa ad un fornitore di alluminio per un produttore di lattine. Sono la massima priorità e devono essere pagati prima di altri fornitori per garantire il corretto funzionamento delle operazioni aziendali.

Nel nostro esempio, il fornitore del software e l’agenzia viaggi sono fornitori chiave. L’azienda utilizza un software proprietario per il suo lavoro e utilizza un’agenzia viaggio esterna per ottenere le migliori tariffe possibili per i viaggi di lavoro dei consulenti.

  • Gli altri fornitori sono considerati meno importanti, quindi l’azienda può generalmente allungare i tempi di pagamento senza un significativo danno nel breve termine.
    Si dovrebbe sempre puntare a pagare tutti in tempo, tuttavia, in tempi di difficoltà, si potrebbe essere costretti a utilizzare questo metodo per liberare un po’ di denaro.
    Se necessario, un fornitore ancor meno importante per l’azienda, potrebbe essere ulteriormente allungato. È anche importante capire se ci sono penali nei contratti, che dovresti evitare di sostenere.
    Ovviamente, è importante capire le reali esigenze dell’impresa e si dovrebbero allungare i tempi di pagamenti di questi fornitori solo se necessario.

    Nell’esempio che segue, spostare le parcelle dei professionisti e le spese per l’agenzia di reclutamento e in settimane in cui il saldo di cassa previsto è un po’ più elevato e non al di sotto del livello di comfort di 100.000€, è una potenziale soluzione per rimanere al di sopra di 100.000€ (o qualunque sia il livello che l’azienda trova “di comfort” per le operazioni).

  • Sottrai le spese dagli incassi e troverai il flusso di cassa netto. Questo va aggiutno o sottratto al saldo settimanale iniziale per ottenere il saldo settimanale finale (che sarà il saldo iniziale della settimana successiva).
    Le settimane evidenziate in rosso hanno un flusso di cassa netto negativo.
    In caso di deficit nel saldo di cassa alla fine della settimana, si può attingere alla linea di credito (se disponibile) o capire come aumentare le entrate o ridurre le spese.
    Se hai identificato un problema, parlane con tuoi manager o con i responsabili delle varie aree.

 

Devi pianificare, non aspettare la crisi!

Conclusione

In conclusione, le previsioni settimanali del flusso cassa possono migliorare significativamente la disciplina e il controllo operativo. Sebbene non risolvano tutti i problemi, soprattutto se l’azienda ha problemi profondi, può migliorare i processi e le funzioni aziendali.

Fare le previsioni settimanali aiuta a trovare idee su dove l’azienda può risparmiare denaro, aumentare i ricavi e migliorare il flusso di cassa.

Ancora più importante, se fatto correttamente, con pensiero critico e dati adeguati, può aiutare i manager a superare qualsiasi potenziale problema e pianificare il futuro in modo appropriato.

Non a caso Richard Branson dice: “Non distogliere mai gli occhi dal flusso di cassa perché è la linfa vitale degli affari”.

PILLOLE

Che cos’è la previsione settimanale del flusso di cassa?

Le previsioni di cassa settimanali vengono utilizzate per prevedere la liquidità di un’azienda a medio termine, stimando i tempi e l’ammontare degli afflussi e deflussi di cassa. La suddivisione dell’attività a livello settimanale coglie anche i movimenti più piccoli, che possono essere trascurati se si utilizza un intervallo mensile, trimestrale o annuale.

Perché dovrei aver bisogno di una previsione del flusso di cassa?

Una previsione del flusso di cassa settimanale impone la mentalità “cash is king”, migliora la comprensione di clienti e fornitori, aiuta le aziende a comprendere il costo della crescita, riduce il costo del capitale e aumenta la comunicazione tra i dipartimenti.

Come si effettua una previsione del flusso di cassa?

Step 1: imposta un foglio di calcolo, compilando 3-4 settimane di dati effettivi, quindi proietta in avanti. Step 2: capire come l’azienda effettua le vendite e incassa denaro. Step 3: pianificare i pagamenti fissi, dividendo i fornitori tra chiave e non. Sottrai i pagamenti dagli incassi per trovare il flusso di cassa netto.

È possibile sfruttare un momento tanto destabilizzante per reinventarsi e trovare la via giusta per ricominciare, rinascere e crescere senza perdere la propria identità ma questo è possibile soltanto affidandosi ad un team di esperti che possano analizzare la situazione e sviluppare una strategia su misura per azzerare le dissipazioni di tempo, energie e risorse oltre che per evitare errori che, in un momento così delicato, potrebbero essere fatali. 

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